1. Have a concept.

Aturan pertama ini adalah yang paling mengena. Saya akan kutip persis dari bukunya: “Bila tidak ada pesan, tidak ada cerita, tidak ada ide, tidak ada narasi, atau tidak ada pengalaman yang layak dimiliki, maka suatu karya tidak bisa disebut sebagai desain grafis. Tidak peduli seberapa indah desain itu terlihat, namun tanpa pesan yang jelas, maka desain itu hanyalah cangkang yang, walaupun cantik, tetap kosong di dalamnya.” Wow, tepat sekali. Jangan hanya memikirkan konsep dari isi presentasi, namun konsep dari cara menyampaikannya pun harus menjadi perhatian.

2. Communicate - don’t decorate.

Aturan ini sangat terkait dengan aturan pertama. Dalam desain, bentuk atau tema yang dipilih haruslah mengkomunikasikan pesan secara tepat. Bila kita hanya berniat menghias presentasi dan memilih desain secara acak, bisa jadi kita akan gagal menyampaikan pesan yang dimaksud. Yang lebih parah, audiens kita malah bisa beranggapan kita tidak tahu cara menyampaikan pesan yang bermanfaat buat mereka, atau malah kita tidak peduli pesan apa yang bermafaat bagi audiens.

3. Speak with one visual voice.

Harmoni adalah unsur vital dalam sebuah desain. Ciptakan suasana di mana setiap unsur desain saling “berbicara” satu sama lain dengan bahasa visual yang sama. Bila ada elemen dari presentasi kita yang sepertinya “nggak nyambung” dengan yang lain, maka elemen ini akan terpisah dari harmoni keseluruhan, dan melemahkan kekuatan penyampaian pesan. Seringkali dalam membuat sebuah presentasi kita tidak hanya khilaf memisahkan satu elemen, namun justru kita sama sekali tidak memikirkan bahwa setiap elemen haruslah seirama dengan yang lain.

4. Use two typeface families maximum. OK, maybe three.

Pilih jenis typeface (font/huruf) yang akan digunakan sesuai dengan tujuan presentasi kita. Lalu gunakan hanya dua atau tiga jenis typeface. Saya sendiri malah lebih suka menggunakan satu jenis typeface. Bila butuh variasi, maka saya bisa mengeditnya menjadi bold, italic, atau mempermainkan warna dan besar kecilnya huruf. Typeace yang dipilih pun bisa mempengaruhi mood atau citra dari slide. Misalnya, kita tentu tidak akan menggunakan typeface yang aneh dan ramai bila ingin mencitrakan profesionalisme dalam presentasi kita. Banyak typeface memang sudah memilki citra tertentu (misal: huruf yang kaku, atau lucu, dll), namun ada beberapa typeface yang bersifat “netral”, seperti Helvetica, dan dapat dimanfaatkan dalam banyak macam presentasi.

5. Use the one-two punch!

Dari desain kita, bagian manakah yang kita inginkan dilihat terlebih dahulu oleh audiens? Buatlah penekanan pada bagian itu dengan ukuran yang lebih besar, warna yang berbeda dan menyolok, gambar yang mengesankan, dan cara-cara lain. Setelah itu arahkan pandangan audiens ke bagian lain berdasarkan tingkat kepentingannya. Kalau kita gagal memberikan fokus awal pada audiens, maka desain itu sudah bisa dianggap gagal.

6. Pick colors on purpose.

Anda tentu tahu bahwa warna memiliki makna emosional dan psikologis, dan tiap individu atau kelompok sosial yang berbeda bisa memaknai warna yang sama secara berbeda pula. Jadi jangan pilih warna secara acak dan sembarangan. Cari tahu apa arti warna tertentu bagi audiens Anda. Warna juga bisa digunakan untuk mengatur hierarki elemen-elemen dari presentasi, mana yang ingin Anda tekankan, mana yang ingin Anda samarkan. Manfaatkan warna untuk kekuatan presentasi Anda.

7. If you can do it with less, then do it.

Kalau kita bisa menyampaikan sesuatu secara lebih sederhana, kenapa harus pamer kemampuan dan merumitkan presentasi kita? Orang cerdas adalah orang yang bisa menyampaikan sesuatu yang rumit dengan sederhana sehingga dapat ditangkap banyak orang. Jadilah orang cerdas! Ingat, less is more.

8. Negative space is magical - create it, don’t just fill it up!

Ruang negatif (kadang disebut ruang putih, walaupun warnanya tidak putih) adalah ruang kosong dalam desain kita. Kebiasaan buruk kita dalam membuat presentasi adalah tidak membiarkan ada ruang kosong. Begitu ada ruang kosong, kita akan berusaha memasukkan tambahan foto, clipart, atau hiasan- hiasan lain yang justru merusak desain. Ruang kosong justru perlu diadakan untuk memberi penekanan pada bagian yang penting pada slide kita, sehingga audiens tidak akan kehilangan fokusnya untuk hiasan-hiasan yang tidak memberi nilai tambah pada penyampaian pesan.

9. Treat the type as image, as though it’s just as important.

Aturan yang satu ini memang lebih bisa dimengerti oleh para desainer. Yang dimaksud adalah seringkali kita memasukkan text dalam slide tanpa memperhatikan harmoninya dengan gambar atau desain slide secara keseluruhan. Hal ini menimbulkan teks tampak sebagai elemen terpisah yang mengurangi kekuatan desain secara keseluruhan. Harmoni seluruh elemen dalam presentasi harus dijaga, termasuk teks yang kadangkala harus dianggap sebagai gambar juga.

10. Type is only type when it’s friendly.

Ingat, teks harus bisa dibaca dan dimengerti! Kesalahan umum lain dalam presentasi adalah memilih jenis huruf, ukuran, dan warna yang susah dibaca. Jangan siksa audiens Anda dengan jenis huruf yang terlalu meriah, warna yang tidak kontras dengan latar belakangnya, dan juga ukuran yang terlalu kecil sehingga hanya bisa dilihat oleh audiens dengan menggunakan teropong. Teks harus dapat menyampaikan informasi. Pernyataan terakhir ini mungkin terlalu sederhana, namun seringkali kita abaikan dalam membuat presentasi.

Selanjutnya: Be universal; remember that it’s not about you. Silahkan ke halaman selanjutnya.

Pastilah sudah tidak terhitung berapa kali banyaknya Anda melihat suatu presentasi di mana pembicaranya menggunakan PowerPoint dan hasilnya sangat membosankan. Apakah itu berarti sang presenter juga membosankan? Tidak! Pastilah pula Anda pernah melihat presentasi dengan PowerPoint yang membosankan justru dari seseorang yang Anda kenal sebagai pribadi yang menyenangkan atau bahkan menginspirasi (ketika dia tidak melakukan presentasi). Ya, inilah efek dari suatu fenomena yang dikenal sebagai “Death by PowerPoint”.

PowerPoint diciptakan sebagai alat bantu visual bagi seorang presenter untuk menyampaikan pesannya secara lebih efektif. Namun sayangnya, penggunaan PowerPoint yang salah justru seringkali merusak penyampaian pesan. Padahal suatu presentasi yang disampaikan secara menarik justru dapat menginspirasi audiens untuk melakukan sesuatu yang lebih baik. Guy Kawasaki, pakar pemasaran dunia, mengatakan 95% presentasi PowerPoint sangat menyiksa audiensnya. Ia kemudian meralat datanya menjadi 99% presentasi PowerPoint sangat menyiksa audiens. Sebenarnya apa yang menjadi masalah? Kami mendefinisikan lima kesalahan fundamental dalam perancangan PowerPoint.

1. Membuat presentasi PowerPoint tanpa memperhatikan aspek desain.

Kenapa desain penting? Bukankah yang terpenting adalah pesan yang ingin disampaikan? Sudah kami jelaskan di atas bahwa desain yang jelek, atau tidak memperhatikan desain, malah membuat pesan yang ingin disampaikan tidak tertangkap oleh audiens. Desain yang baik dan kongruen dengan pesan yang disampaikan justru memperkuat pesan tersebut. Desain adalah komunikasi, dan bila kita gagal memperhatikan desain maka sama saja kita mendesain sebuah kegagalan. Jangan salah, Anda tidak perlu menjadi desainer profesional untuk merancang slide. Tapi Anda hanya perlu tahu beberapa konsep dasar desain demi memastikan efektivitas penyampaian pesan Anda melalui slide PowerPoint. Dalam posting lain kami akan jelaskan lebih detail mengenai hal ini.

2. Memasukkan terlalu banyak konten dan elemen ke dalam presentasi.

Kita sering terlalu percaya dengan ungkapan “More is better”. Padahal “lebih banyak” tidak selalu berarti “lebih baik”, apalagi kalau yang “lebih banyak” itu adalah sampah atau noise yang mengganggu pesan yang ingin disampaikan. Kita ingin dilihat sebagai seseorang yang mengetahui banyak hal, itulah sebabnya kita menaruh sebanyak-banyaknya isi ke dalam presentasi kita. Lebih penuh dan lebih rumit dianggap lebih baik. Padahal Einstein mengatakan, “Segalanya harus dibuat sesederhana mungkin, tapi tidak lebih sederhana dari itu (maksudnya tidak sampai menghilangkan esensi).” Meraih kesederhanaan tidaklah mudah. Justru itulah pertanda kecerdasan seseorang, di mana dia bisa menyampaikan sesuatu yang rumit secara sederhana dan dengan jelas tertangkap oleh audiens. Sederhanakan presentasi Anda. Sederhanakan slide-slide di dalamnya. Jangan taruh terlalu banyak! Pecah slide Anda menjadi beberapa (jangan khawatir, menambah slide di PowerPoint itu gratis). Lebih baik Anda melakukan presentasi selama 20 menit dengan 100 slide sederhana (satu slide berisi satu ide), daripada presentasi selama 40 menit dengan 10 slide yang penuh dengan noise.

3. Slide presentasi menggantikan peran presenter.

Ini juga termasuk kesalahan yang fatal akibatnya bagi sang presenter, yaitu ketika ia mendesain slide presentasi berupa paragraf-paragraf tulisan yang kemudian ia baca kata per kata. Jangan pernah membaca slide presentasi! Begitu Anda membaca slide presentasi maka audiens langsung memberi kesan negatif pada Anda. Mereka bisa membaca slide lebih cepat daripada Anda membacakannya. Lagipula, kalau Anda hanya membacakan slide, lalu apa gunanya Anda? Tunjuk saja seorang asisten yang bertugas menunjukkan slide presentasi Anda pada audiens dan memindahkan ke slide berikutnya begitu audiens selesai membaca. Atau lebih mudah lagi, print saja slide Anda dan berikan pada audiens. Ini akan lebih menghemat waktu audiens Anda. Tentu bukan begitu caranya. Rancang slide presentasi agar tidak memiliki arti kecuali Anda ada di situ dan menjelaskannya pada audiens. Audiens datang untuk melihat Anda, karena Anda adalah bintangnya, bukan slide presentasi!

4. Desain presentasi tidak bersahabat dengan audiens.

Kesalahan ini adalah kesalahan teknis desain, seperti membuat tulisan yang terlalu kecil sehingga tidak terbaca oleh audiens kecuali dengan menggunakan teropong. Lalu ada juga kesalahan menggunakan terlalu banyak jenis huruf atau memilih jenis huruf yang terlalu aneh sehingga sulit dibaca. Penggunaan warna yang tidak harmonis dan menyakitkan mata atau membuat elemen dalam slide tidak terbaca juga seringkali dilakukan. Seberapa sering kita melihat seorang presenter menggunakan tulisan putih dengan latar belakang kuning, dengan ukuran font yang sangat-sangat kecil, dan berbentuk paragraf dengan berbaris-baris kalimat yang kemudian dibacakan olehnya? Sangat sering! Herannya, para audiens ini juga akan melakukan hal yang sama ketika mereka yang melakukan presentasi.

5. Tidak menampilkan sebuah kisah.

Kita saat ini bukan hidup di era informasi lagi, namun kita sudah memasuki era kontekstual. Informasi berkembang sangat sangat cepat, dan informasi apapun bisa dapat dengan mudah dicari oleh semua orang. Guru di sekolah bisa kalah informasi dengan muridnya yang sudah fasih menggunakan internet. Maka ketika Anda menyampaikan suatu presentasi dan hanya menekankan pada informasi, bukan tidak mungkin sebagian besar audiens sudah mengetahuinya atau bahkan memiliki informasi yang lebih baru. Jangan menekankan pada faktor “What”, tapi beri penekanan pada “So what?” Kalau Anda menampilkan suatu informasi, lalu apa maknanya bagi audiens, apa pengaruhnya bagi mereka, apa peluang atau ancaman yang akan mereka hadapi, dan apa yang harus mereka lakukan selanjutnya? Berikan konteks pada informasi yang Anda sampaikan. Sampaikan kisah yang memiliki hikmah, bukan hanya berita tanpa makna.

Pada posting selanjutnya kami masih akan memberikan narasi tambahan untuk slide “Presentation that Wows”, yaitu tentang cara membuat kisah yang berkesan serta langkah-langkah mendesain presentasi yang memukau.